1. Accettazione e ambito di applicazione
Il presente Regolamento disciplina l’accesso, la permanenza e l’utilizzo degli spazi WeDesk e si applica a chiunque vi acceda o li utilizzi, a qualsiasi titolo, anche occasionalmente e anche in assenza di un rapporto contrattuale diretto con WeDesk. Sono pertanto tenuti al rispetto del Regolamento gli Utilizzatori, i loro dipendenti e collaboratori, nonché clienti, ospiti, visitatori, fornitori, incaricati e ogni altro soggetto autorizzato ad accedere alla struttura. L’accesso e la permanenza negli spazi WeDesk sono subordinati al rispetto del presente Regolamento, reso disponibile presso la struttura e sul sito WeDesk. L’Utilizzatore titolare del contratto si impegna a informare del contenuto del Regolamento tutti i soggetti da lui autorizzati ad accedere e risponde, nei limiti previsti dalla legge e dal contratto, delle violazioni e dei danni a essi imputabili. WeDesk può richiedere l’immediato allontanamento dalla struttura di chiunque non rispetti il presente Regolamento, fatto salvo il risarcimento degli eventuali danni.
2. Accesso, orari e giorni di chiusura
Gli spazi WeDesk sono ordinariamente aperti al pubblico nei giorni feriali, dal lunedì al venerdì, dalle 08:00 alle 19:30. WeDesk si riserva la facoltà di modificare autonomamente gli orari e i giorni di apertura, nonché di stabilire periodi o giornate di chiusura, dandone preventiva comunicazione agli Utilizzatori, salvo situazioni urgenti, imprevedibili o dovute a cause di forza maggiore. Gli accessi fuori dagli orari di apertura al pubblico o nei giorni festivi e di chiusura sono consentiti esclusivamente agli Utilizzatori degli “Uffici Indipendenti” e alle persone appartenenti al loro team, nei limiti e secondo le modalità previste dal relativo contratto, per lo svolgimento di attività professionali o aziendali lecite. L’accesso di ospiti, clienti, fornitori o altri soggetti esterni fuori dagli orari di apertura al pubblico o nei giorni di chiusura deve essere preventivamente autorizzato dalla direzione WeDesk.
3. Chiavi e credenziali di accesso
All’attivazione del contratto, WeDesk consegna chiavi, badge o codici di accesso. L’Utilizzatore deve custodirli con cura e non duplicarli né consegnarli a terzi senza autorizzazione scritta. In caso di smarrimento o furto, l’Utilizzatore deve informare immediatamente WeDesk, che potrà addebitare i costi di sostituzione. Alla cessazione del contratto, tutte le chiavi o dispositivi devono essere restituiti integri.
4. Sicurezza, comportamento e responsabilità
WeDesk adotta misure organizzative e tecniche finalizzate alla sicurezza delle persone, degli ambienti e dei beni presenti nella struttura. Chiunque acceda agli spazi deve mantenere un comportamento corretto, rispettoso e professionale, evitando attività, rumori o condotte che possano arrecare disturbo, pericolo o danno agli altri utenti, allo staff o alla struttura. È vietato fumare all’interno dei locali, introdurre sostanze pericolose, infiammabili, illecite o maleodoranti, nonché manomettere impianti, attrezzature o dispositivi di sicurezza. Eventuali situazioni di pericolo, guasti o anomalie devono essere immediatamente segnalati allo staff WeDesk. L’Utilizzatore è responsabile dei danni causati da lui stesso e dai propri dipendenti, collaboratori, ospiti o altri soggetti da lui autorizzati ad accedere, a persone, arredi, attrezzature, impianti, locali o parti comuni dell’edificio. WeDesk non assume obblighi di custodia sui beni lasciati negli spazi e non risponde di furti, smarrimenti o danni derivanti da caso fortuito, forza maggiore o fatto di terzi, salvo che l’evento sia imputabile a dolo, colpa grave o responsabilità inderogabile di WeDesk.
5. Utilizzo delle postazioni e delle aree comuni
L’Utilizzatore deve utilizzare esclusivamente la postazione o l’ufficio assegnato, senza cederlo o condividerlo con terzi salvo preventiva autorizzazione scritta di WeDesk. Le postazioni, gli uffici e gli spazi comuni, comprese le sale riunioni, l’area relax, la zona ristoro e i servizi igienici, devono essere utilizzati con cura e rispetto, mantenuti ordinati e lasciati puliti dopo l’uso. Non è consentito spostare mobili o attrezzature senza autorizzazione. Le sale riunioni devono essere prenotate secondo le modalità previste. Eventuali danni, guasti o anomalie devono essere tempestivamente segnalati allo staff WeDesk.
6. Pulizia e manutenzione
WeDesk assicura la pulizia periodica degli spazi. L’Utilizzatore deve mantenere la propria area in ordine e utilizzare correttamente i contenitori per la raccolta differenziata dei rifiuti, secondo le indicazioni della struttura.
7. Animali
Al fine di garantire igiene, sicurezza e il comfort di tutti gli utenti, non è consentito introdurre animali all’interno della struttura WeDesk, ad eccezione esclusiva dei casi previsti dalla legge e salvo autorizzazione esplicita di WeDesk.
8. Rete internet e dispositivi elettronici
L’Utilizzatore si impegna a utilizzare la rete Internet solo per scopi professionali leciti. È vietato l’uso per attività illegali o che possano compromettere la sicurezza, l’integrità o le prestazioni della rete e dei sistemi. È inoltre fatto divieto di utilizzare la rete e/o le risorse informatiche, anche indirettamente, per attività di mining di criptovalute o token e per attività similari che implichino l’impiego intensivo o continuativo di banda e/o capacità di calcolo, quali, a titolo esemplificativo: elaborazioni automatizzate non autorizzate, utilizzo di bot o script per generare traffico o carichi anomali, operazioni di “farming”/“staking” svolte tramite infrastrutture dell’Utilizzatore con impatto sulla rete, nonché qualsiasi attività volta a sfruttare le risorse di rete o di calcolo in modo non coerente con l’uso professionale del servizio. WeDesk non è responsabile di interruzioni o guasti della rete salvo dolo o colpa grave.
9. Sistemi di sicurezza e videosorveglianza
Gli spazi WeDesk sono dotati di sistemi di allarme e videosorveglianza per la sicurezza delle persone e la tutela degli ambienti e del patrimonio. Le aree videosorvegliate sono indicate mediante apposita segnaletica. Il trattamento delle immagini avviene secondo quanto indicato nell’informativa disponibile all’indirizzo: wedesk.space/videosorveglianza
10. Privacy e riservatezza
Chiunque acceda agli spazi WeDesk è tenuto a rispettare la riservatezza delle conversazioni, delle attività, dei documenti, dei dati e delle informazioni riguardanti gli altri utenti. È vietato acquisire, copiare, divulgare o utilizzare senza autorizzazione informazioni riservate apprese, viste o ascoltate all’interno della struttura. È inoltre vietato fotografare, filmare o effettuare registrazioni audio o video senza la preventiva autorizzazione delle persone interessate e, qualora le riprese riguardino gli spazi o le attività di WeDesk, della direzione. Ciascun utente è responsabile della protezione dei propri documenti, dispositivi e informazioni riservate durante la permanenza negli spazi. WeDesk tratta i dati personali nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 secondo quanto indicato nell’informativa disponibile all’indirizzo:wedesk.space/privacy
11. Sospensione e risoluzione
In caso di violazione grave o reiterata del regolamento, WeDesk potrà sospendere o risolvere il contratto senza preavviso né rimborsi. In caso di comportamenti scorretti o dannosi, l’Utilizzatore o i suoi collaboratori potranno essere allontanati immediatamente.
12. Modifiche al regolamento
WeDesk può modificare il presente regolamento per motivi organizzativi o di sicurezza, dandone comunicazione scritta. Le modifiche entreranno in vigore entro 15 giorni, salvo urgenze legate alla sicurezza.