1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è WeDesk S.r.l. Viale Enrico Martini 9 – 20139 Milano, C.F. e P.IVA 14181210965, email: privacy@wedesk.space
2. A chi si rivolge questa informativa
La presente informativa riguarda il trattamento dei dati personali di:
- clienti e utilizzatori degli spazi WeDesk;
- dipendenti, collaboratori e membri del team degli Utilizzatori;
- ospiti e visitatori autorizzati;
- persone che richiedono informazioni, preventivi o visite agli spazi;
- fornitori e referenti commerciali.
Il trattamento delle immagini raccolte mediante il sistema di videosorveglianza è descritto in una specifica informativa disponibile all’indirizzo: wedesk.space/videosorveglianza
3. Dati personali trattati
In relazione ai servizi offerti, WeDesk può trattare:
- nome, cognome e dati anagrafici;
- indirizzo e-mail e numero di telefono;
- azienda o organizzazione di appartenenza e ruolo professionale;
- codice fiscale, Partita IVA, indirizzo di fatturazione e altri dati amministrativi;
- dati relativi al contratto, ai servizi acquistati, alle prenotazioni e ai pagamenti;
- dati relativi alle persone autorizzate ad accedere agli spazi;
- chiavi, badge, codici o credenziali di accesso assegnati;
- data e ora degli accessi, quando registrate dai sistemi di controllo;
- comunicazioni, richieste, segnalazioni e corrispondenza intercorsa con WeDesk;
- eventuali ulteriori informazioni fornite volontariamente dall’interessato.
WeDesk non richiede normalmente categorie particolari di dati personali, come dati sanitari, biometrici, religiosi o relativi alle opinioni politiche. Si invita pertanto a non comunicare tali informazioni, salvo che siano strettamente necessarie.
4. Finalità e basi giuridiche
Richieste di informazioni e preventivi
I dati sono trattati per rispondere alle richieste, organizzare visite agli spazi e predisporre offerte o preventivi.
Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato.
Gestione del contratto e dei servizi
I dati sono trattati per:
- predisporre, attivare e gestire il contratto;
- assegnare postazioni, uffici e servizi;
- gestire carnet, prenotazioni e sale riunioni;
- fornire chiavi, badge, codici o credenziali;
- gestire le comunicazioni relative al rapporto con WeDesk.
Base giuridica: esecuzione del contratto.
Fatturazione e adempimenti amministrativi
I dati sono trattati per la gestione dei pagamenti, l’emissione delle fatture, la contabilità e gli adempimenti fiscali, amministrativi e legali.
Base giuridica: esecuzione del contratto e adempimento di obblighi di legge.
Comunicazioni operative
WeDesk può utilizzare i dati di contatto per comunicare:
- variazioni di orari o servizi;
- aggiornamenti del regolamento;
- interventi di manutenzione;
- informazioni sulla sicurezza;
- eventi e iniziative riservati alla community;
- scadenze e comunicazioni necessarie alla gestione del rapporto.
Tali comunicazioni non hanno natura pubblicitaria.
Base giuridica: esecuzione del contratto e legittimo interesse di WeDesk alla corretta gestione della struttura.
Gestione degli accessi e sicurezza degli spazi
I dati possono essere trattati per autorizzare e verificare gli accessi, prevenire utilizzi impropri, gestire anomalie e tutelare la sicurezza delle persone, degli ambienti e del patrimonio.
Base giuridica: esecuzione del contratto e legittimo interesse di WeDesk alla sicurezza e alla tutela degli spazi.
Tutela dei diritti
I dati possono essere utilizzati per gestire contestazioni, recuperare crediti, accertare responsabilità o tutelare i diritti di WeDesk, degli utenti o di terzi.
Base giuridica: legittimo interesse del Titolare alla tutela dei propri diritti.
Newsletter e comunicazioni promozionali
Il consenso è facoltativo e può essere revocato in qualsiasi momento, senza conseguenze sui servizi già acquistati.
Base giuridica: consenso dell’interessato.
5. Conferimento dei dati
Il conferimento dei dati necessari alla gestione delle richieste, alla stipula del contratto, alla fatturazione e alla fornitura dei servizi è obbligatorio. Il mancato conferimento può impedire a WeDesk di stipulare il contratto, autorizzare l’accesso o fornire il servizio richiesto. Il conferimento dei dati per newsletter e comunicazioni promozionali è invece facoltativo.
6. Modalità del trattamento
I dati personali sono trattati con strumenti cartacei e informatici, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e sicurezza. WeDesk adotta misure organizzative e tecniche adeguate per proteggere i dati da perdita, accesso non autorizzato, uso illecito, modifica o diffusione. I dati sono accessibili esclusivamente al personale autorizzato e ai soggetti che ne hanno necessità per svolgere le attività loro affidate.
7. Destinatari dei dati
I dati possono essere comunicati, nei limiti necessari, a:
- commercialisti, consulenti fiscali, legali e amministrativi;
- istituti bancari e fornitori di servizi di pagamento;
- fornitori di software gestionali, posta elettronica, hosting e servizi cloud;
- fornitori dei sistemi di prenotazione e controllo degli accessi;
- società incaricate dell’assistenza tecnica, della manutenzione o della sicurezza;
- compagnie assicurative;
- professionisti incaricati della gestione di contestazioni o del recupero crediti;
- autorità pubbliche, fiscali, amministrative o giudiziarie, nei casi previsti dalla legge.
I fornitori che trattano dati personali per conto di WeDesk sono nominati, quando necessario, responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 GDPR. I dati personali non sono venduti né diffusi al pubblico.
8. Conservazione dei dati
I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità indicate. I dati contrattuali, amministrativi e fiscali sono conservati per la durata del rapporto e successivamente per 10 anni, salvo obblighi di legge o controversie. Gli altri dati sono cancellati quando non più necessari.
9. Trasferimento dei dati
Eventuali trasferimenti di dati fuori dallo Spazio economico europeo avvengono nel rispetto delle garanzie previste dal GDPR.
10. Diritti degli interessati
L’interessato può chiedere l’accesso, la rettifica, la cancellazione, la limitazione, la portabilità dei dati, opporsi al trattamento e revocare il consenso, quando applicabile.Le richieste possono essere inviate a: privacy@wedesk.space
11. Reclamo
L’interessato può presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali qualora ritenga che il trattamento avvenga in violazione della normativa applicabile.
12. Processi automatizzati
WeDesk non effettua profilazione né adotta decisioni basate esclusivamente su trattamenti automatizzati.
13. Videosorveglianza
Il trattamento delle immagini è disciplinato dall’informativa disponibile all’indirizzo: wedesk.space/videosorveglianza
14. Aggiornamenti
La presente informativa può essere aggiornata. La versione vigente è disponibile all’indirizzo: wedesk.space/privacy