1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è WeDesk S.r.l. Viale Enrico Martini 9 – 20139 Milano, C.F. e P.IVA 14181210965, email: coworking@wedesk.space
2. Finalità del trattamento
Il sistema di videosorveglianza è utilizzato esclusivamente per:
- garantire la sicurezza delle persone;
- prevenire accessi non autorizzati, furti, danneggiamenti e altri eventi illeciti;
- proteggere gli ambienti, gli impianti e i beni presenti;
- verificare e gestire eventuali segnalazioni o attivazioni del sistema di allarme;
- tutelare i diritti di WeDesk e di terzi.
Le telecamere non sono utilizzate per controllare le attività professionali degli utenti del coworking.
3. Base giuridica
Il trattamento è effettuato sulla base del legittimo interesse di WeDesk alla sicurezza delle persone e alla tutela degli ambienti e del patrimonio, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR.
4. Aree videosorvegliate
Le telecamere riprendono gli accessi e alcune aree comuni della struttura, segnalate mediante appositi cartelli collocati prima dell’ingresso nelle zone videosorvegliate. Le riprese sono limitate alle aree necessarie per le finalità di sicurezza. Non sono presenti telecamere all’interno dei servizi igienici o in altri spazi nei quali deve essere garantita una particolare riservatezza.
5. Modalità di funzionamento
Il sistema non effettua la registrazione continua delle immagini e non registra l’audio. Le immagini possono essere visualizzate in tempo reale da remoto esclusivamente da soggetti autorizzati da WeDesk e per concrete esigenze di sicurezza. In caso di attivazione dell’allarme, le immagini possono essere visualizzate anche dalla società incaricata del servizio di vigilanza.
6. Acquisizione e conservazione delle immagini
In caso di attivazione dell’allarme, accesso anomalo, possibile illecito o altro evento rilevante delle persone e alla tutela degli interessi, degli ambienti e del patrimonio di WeDesk, i soggetti autorizzati possono acquisire immagini della situazione visualizzata che sono utilizzate esclusivamente per verificare, documentare e gestire l’evento.
Le immagini sono cancellate entro 72 ore dalla loro acquisizione, salvo che sia necessario conservarle più a lungo per:
- presentare una denuncia;
- rispondere a richieste dell’Autorità giudiziaria o delle Forze dell’ordine;
- gestire un danno, un sinistro o una contestazione;
- accertare, esercitare o difendere un diritto.
In tali casi, le immagini sono conservate esclusivamente per il tempo necessario alla gestione dell’evento.
7. Soggetti autorizzati e destinatari
Le immagini possono essere trattate esclusivamente da personale WeDesk espressamente autorizzato e istruito. La società incaricata del servizio di vigilanza può accedere alle immagini esclusivamente in caso di attivazione dell’allarme e opera per conto di WeDesk nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali.
Quando necessario, le immagini possono essere comunicate a:
- Forze dell’ordine;
- Autorità giudiziaria;
- compagnie assicurative;
- consulenti e professionisti incaricati della tutela dei diritti di WeDesk.
Le immagini non sono diffuse, pubblicate o rese accessibili al pubblico.
8. Sicurezza del trattamento
L’accesso remoto al sistema è riservato ai soggetti autorizzati ed è protetto mediante credenziali personali. Le immagini non possono essere copiate, condivise o utilizzate per finalità personali o comunque diverse dalla sicurezza della struttura.
9. Trasferimento dei dati
I dati sono trattati, di norma, all’interno dello Spazio economico europeo. Eventuali trasferimenti verso Paesi esterni allo Spazio economico europeo avverranno esclusivamente nel rispetto delle garanzie previste dal GDPR.
10. Diritti degli interessati
Nei casi previsti dalla normativa, l’interessato può chiedere:
- la conferma dell’esistenza di immagini che lo riguardano;
- l’accesso alle immagini, qualora ancora disponibili;
- la cancellazione o la limitazione del trattamento;
- informazioni sui destinatari delle immagini;
- di opporsi al trattamento per motivi connessi alla propria situazione particolare.
L’esercizio di alcuni diritti potrebbe essere limitato dalla necessità di tutelare altre persone presenti nelle immagini o dal fatto che le immagini siano già state cancellate. Le richieste possono essere inviate a: coworking@wedesk.space
11. Reclamo
L’interessato può presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali qualora ritenga che il trattamento avvenga in violazione della normativa applicabile.
12. Processi automatizzati
Le immagini non sono utilizzate per il riconoscimento facciale, la profilazione o l’adozione di decisioni automatizzate.
13. Disponibilità dell'informativa
La presente informativa è disponibile presso la struttura WeDesk e può essere richiesta scrivendo a coworking@wedesk.space.